Goed georganiseerde evenementen leggen zwaartepunt bij voorbereiding

30 juni 2016

René Hiemstra, Director Risk Advisory, geeft iedere maand zijn visie op een ander onderwerp op het gebied van risicomanagement bij organisaties. Deze keer spraken we hem over de potentiële dreiging die een groot evenement met zich mee kan brengen en hoe je de kans dat er daadwerkelijk iets misgaat zo veel mogelijk kan inperken door goede voorbereiding.

De zomer komt er weer aan, er staan veel grote evenementen op de planning zoals Lowlands, EuroPride en het EK Atletiek. Hoe vind jij dat de organisaties van deze evenementen met veiligheidsrisico’s omgaan?

In 2016 zijn we op een punt aangekomen dat veiligheid altijd een van de eerste dingen is waar een eventorganisatie aan denkt. Vroeger was dat anders en werd er vaak laat in de organisatie van een festival of event aandacht besteed aan het veiligheidsbeleid. Vandaag de dag heeft iedereen goed in de gaten dat een evenement veel risico’s met zich meebrengt. De dreiging van terrorisme in Europa is heel reëel en dus is er meer oog voor het veiligheidsaspect en is het risicobewustzijn in de maatschappij hoog.

Wat voor risico’s kan een groot evenement met zich meebrengen?

Een grote groep mensen op één plek creëert helaas ook een podium voor mensen die kwaad willen. Daarom is het erg belangrijk om als organisatie in een vroeg stadium te analyseren in hoeverre een bepaald evenement een doelwit kan zijn. Bij goed georganiseerde evenementen ligt het zwaartepunt bij de voorbereiding. Er zijn zoveel dingen die je van te voren kan inschatten en weten, waardoor je tijdens het evenement veel sneller en beter kan handelen.

Noem eens een aantal zaken die je kunt voorbereiden om een evenement goed te laten verlopen.

Het loont bijvoorbeeld heel erg om vooraf de locatie te analyseren. Waar zijn de vluchtwegen en de aanrijroutes voor bijvoorbeeld hulpverlening? Hoe lopen de publieksstromen? Op welke plek zal het drukker zijn dan op andere plekken? Waar verwacht je welk gedrag van welke mensen? En als het te druk wordt, hoe kan je mensen dan zo snel mogelijk naar een andere locatie begeleiden? Zet bijvoorbeeld informatieborden neer die je interactief kunt beheren. En zorg ervoor dat er camera’s staan die je vanuit een centrale regiekamer kunt bekijken. Hierdoor kan je monitoren wat er tijdens het evenement gebeurt en waar wellicht dreigingen ontstaan.

En hoe bereid je je voor op een situatie waarin iets daadwerkelijk misgaat?

Je moet een crisisplan klaar hebben liggen. Bijvoorbeeld voor een evacuatie, maar ook voor de communicatie rondom je evenement. Het is daarnaast van essentieel belang dat je zorgt dat de lijntjes met alle partijen kort zijn en dat je elkaar goed op de hoogte houdt. Wij spreken altijd over twee soorten veiligheid. In de eerste plaats onderscheiden we safety: situaties waar je als mens geen directe invloed op hebt, bijvoorbeeld het instorten van een gebouw, een overstroming of hagelstenen waardoor mensen gewond raken. Ten tweede gaat het om security: dreigende situaties die worden veroorzaakt door menselijk handelen. Dus bijvoorbeeld een conflict dat ontstaat tussen bezoekers, of iemand die per ongeluk een glas cola over een elektrische installatie gooit. Over beide situaties moet je van tevoren goed nadenken. Wat we bij G4S daarnaast erg belangrijk vinden, is dat er ook hospitality wordt geboden. De hospitality is het vervlechten van de zorg voor safety en security in het festival, zodat een festival echt een festijn is en niet een reeks checkpoints. Goed dat een event veilig is, maar de mensen komen er allereerst omdat ze verwachten dat het er leuk is; en dat moet het dus ook zijn.

Dan heb je het over de rol van de beveiliger op een evenement?

Klopt. De rol van de beveiliger is steeds groter geworden en is in dreigende situaties cruciaal. Beveiligers zijn de oren en ogen van de organisatie, zij staan fysiek op het evenement en kunnen snel inschatten of er een dreiging ontstaat en of er ingegrepen moet worden. Daarnaast zorgen ze voor gastvrijheid en een goede sfeer door bezoekers op een vriendelijke manier te woord te staan en ze over allerlei zaken te informeren. Goede, vriendelijke, sociale interactie met het publiek is erg belangrijk, het voorkomt paniek en escalaties. De opvatting dat beveiligers een stelletje opgeschoren kale koppen zijn die wel zin hebben in een robbertje vechten, is echt ouderwets. Wij nemen alleen securityprofessionals aan die in de driehoek van security, safety en hospitality consistent kunnen werken.

Wat voor rol moet je als organisatie zelf hebben?

Als securitymanager van een evenement heb jij de centrale regie over de veiligheid. Je moet goed in contact staan met de securitymensen. Je bent aanwezig in de regiekamer om social media en de camera’s in de gaten te houden, maar neemt ook af en toe een kijkje voor de schermen. Daarnaast moet je altijd voor ogen houden dat het beveiligen van een evenement een dynamisch iets is. Het is geen stratego, waarbij je van tevoren de opstelling bepaalt en maar ziet hoe het loopt. Je moet juist continu flexibel kunnen zijn en voorbereid op de diverse scenario’s die je in een eerder stadium hebt ingecalculeerd. Uiteindelijk is voorbereiding ook hier het halve werk. Als organisatie wil je je reputatie hooghouden en bezoekers blijven trekken, niet alleen voor vandaag maar vooral ook voor de volgende editie van je event. Daarbij is – afgezien van de kwaliteit van wat je aan je publiek biedt – veiligheid misschien wel het belangrijkste onderdeel. Het hoeft maar één keer mis te gaan en je bent je bezoekers kwijt. Een goed veiligheidsbeleid is daarom bepalend voor toekomstig succes.

René Hiemstra, Director Risk Advisory, G4S Nederland

    Contact details

    Media Enquiries

About G4S

G4S maakt ieders woon-, werk- en leefomgeving veiliger als marktleider in veiligheids- en beveiligingsoplossingen. Dit doet de organisatie door nauwe samenwerking met klanten en ketenpartners, verregaande kennis over diverse sectoren én door continu te investeren in gekwalificeerde mensen en waardevolle innovaties. G4S is beursgenoteerd in Londen en Kopenhagen en is wereldmarktleider met ruim 611.000 medewerkers in meer dan 100 landen, waarvan ruim 7.000 in Nederland.